A rend világa I. - Rendszercoaching

ELŐSZÓ

Mi az igény?

Egyik valahai Ügyfelem némileg igazságtalan, de nagyon megérthető, keserű szavai jól mutatnak rá a problémára:

„És akkor minderre még jött a coaching. Hát nem vagyok hülye. Pontosan tudom, hány helyen kell lennem, hány feladatot és hogyan kellene holnap megoldanom.

Az igény?

Rendet szeretnék magam körül!

Csak van két bökkenő: Már csak, amit most tudok, ahhoz is egy napnál több idő kéne. És már előre tudom, hogy mégegyszer ennyi váratlan tennivaló is be fog zuhanni. És miközben ezzel birkózom napi szinten, soha nem a fontossági sorrend érvényesül, hanem az erőszakosabb problémák tolakszanak előre. Aztán hajnali háromkor felriadva világosan tudom, hogy mi lett eltolva tegnap, és miért nem tudom helyre rakni holnap. Hogy ha egy helyen meghúzom a gubancot, hány másik csomó fog szorosabbra húzódni. Ezen rágódva már el sem alszom. És ami még rosszabb, eközben főleg arra nem kerül sor soha, hogy valahogy egyáltalán átgondoljam, nemhogy rendbe rakjam a saját prioritásaimat, a saját céljaimat, a hosszútávú, tényleg lényeges tennivalóim állását.

Na ezt oldja meg nekem valaki, ne arról beszéljen, hogy tükröt tart elém, hogy én mit csinálok rosszul, és én ugyan találjam már ki, hogy mit változtassak. Nekem ne a helyzetemet elemezgessük, ahhoz én ezerszer jobban értek, mint ő. Adna csak egy mindent megoldó képletet a ’hogyan’-ra, na az már érdekelne!”

Nos, erre teszünk kísérletet.

Rendszerkutató kibernetikus mérnök, tanácsadó és egyetemi oktató vagyok. Több évtizeden át eközben nagy nemzetközi cégek, bankok menedzsereként, vezetőjeként dolgoztam. Tudósokkal, kutatókkal, gazdasági szakemberekkel, menedzserekkel, diákokkal találkozom nap, mint nap.

Munkánk, életünk során a legváltozatosabb kapcsolatokban, aktivitásokban, projektekben és programokban veszünk részt. Ezekben, – ha tudunk róla, ha nem, – mindannyian, mindig, valós, komplex rendszerek vagyunk, és egyúttal valós, komplex nagyrendszerek részei vagyunk.

Minden játékszabály, amely a valós, komplex rendszerekre érvényes, érvényes ránk is.

Akár ismerjük ezeket, akár nem.

Minden esetben valóságos, összetett, átfedéses és bonyolult rendszereket tervezünk, kezelünk, irányítunk.

Több-kevesebb sikerrel.

Hányszor, de hányszor veszünk el a mindennapi élet egyszerre túl sok információja, egyszerre érkező kihívása között? Hányszor ébredünk magunk is hajnali háromkor arra, hogy a másnapi feladatok 24 óra helyett 48-at igényelnének?

Sokszor elgondolkodtam rajta, mi az oka, hogy némelyek ennek ellenére szinte mindig sikeres projekteket, programokat vezetnek, másoknak pedig ez még elvétve sem nagyon sikerül.

Legfőbb gyakorlati tapasztalatom, hogy ez elsősorban nem is az emberi tulajdonságokon múlik. Nem extro-, vagy introvertáltságon, idegességen, vagy nyugalmon, okosságon, vagy butaságon. Még csak nem is a zseniális kutatói, vezetői, menedzseri, vagy csak akár a kiemelkedő tanulási képességek meglétén, vagy hiányán. Természetesen vannak különbségek adottságainkban és képességeinkben. De a gyakorlati munka során, a mindennapi életünkben ennek elenyésző jelentősége van ahhoz képest, ami viszont tényleg gúzsba köti gyakran még a legjobb szakembereket is: a konkrét rendszertudományos ismereteik hiányoznak.

Ha pedig ezek az ismeretek hiányoznak, akkor a valós világ komplex eseményeire a legokosabb ember is csak hiányos modelleket képes készíteni. A hiányos modellek még a legjobb metodikákkal is – gyakran hibás döntésekhez vezetnek. A hibás döntések pedig legtöbbször rossz végeredményt is adnak.

Ezeket a rossz végeredményeket, a félreértett kommunikációt, a deviálódott, diszpergálódott, tökéletesen alkalmatlan projekteket, a programbedögléseket mindannyian ismerjük. Vérmérsékletünk szerint okolunk értük másokat, vagy keressük magunkban a hibát. Mérgelődünk rajtuk, vagy rántunk egyet a vállunkon: ilyen az élet.

Ezen nem csak hogy lehetne, de nagyon szükséges is lenne radikálisan változtatnunk.

De hogyan?

Nekem nagy segítséget adott az, hogy az automatika, a kibernetika világából érkeztem a gazdasági, pénzügyi cégek életébe. A gazdasági, pénzügyi rendszerek menedzselése, szervezése és irányítása, vagyis vezetése ugyanúgy a rendszerismereteken múlik, mint bármely más technikai, műszaki, biológiai rendszeré. A fizikai, műszaki rendszerismeretek hasznosíthatósága nem korlátozódik a technika világára.

A rendszerismeret – az rendszerekre vonatkozó ismeret.

Bármilyen is az a rendszer.

Ez annyira magától értetődő volt számra, hogy kezdetben nem is értettem, miért nem ugyanígy gondolkodnak a gazdasági, banki munkatársaim, üzletfeleim. Aztán lassan világossá vált, mennyire más koncepció szerint tanultak, mennyire más alapokra építkeznek. Hogy mennyire más megközelítésekben is gondolkodnak a valóságról, mint a fizikára támaszkodó, földhözragadt mérnökök. Sőt. A gazdasági vezetés köreiben ráadásul igen erősen tartja magát az a nézet, hogy a műszaki irányítás fogalmai csak korlátosan alkalmazhatóak a gazdasági, társadalmi rendszerekben. Annyira korlátosan, hogy nem is érdemes megtanulni...

Ez igaz is, meg nem is. Kicsit igaz, de nagyon nem.

Ahogyan ezeket a fogalmakat lazán, általában ismerjük, úgy inkább igaz. Úgy tényleg korlátozottak, és úgy tényleg nem érdemes megtanulni őket.

Ahogyan ezek a fogalmak és ismeretek valójában vannak, úgy viszont határozottan nem igaz. A valós világ egy egységes egész – és ebben a valós nagy rendszerben a rendszerismeret – az ugyanaz a rendszerismeret, bármelyik rendszerről is beszélünk. Korlátozás nélkül.

Ezért nagy segítséget kaphatunk a kibernetikai szemléletmódtól, a rendszertudománytól.

Ezt a kapható segítséget egy sok éves kutatási és gyakorlati tanácsadói munka során kifejlesztett Rendszercoaching metodika lépésein keresztül fogjuk áttekinteni.

Rendszercoaching metodikánk egy igen egyszerű, de nagyon jól használható saját módszerre támaszkodik: az SnF módszer-re.

A módszer megismeréséhez és alkalmazásához azonban a módszer alapját képező rendszertudományos modell, az SGS modell is mindenki számára érthető formát kell öltsön.

Mindezek lépésről lépésre való megismeréséhez legelőször egy rendkívül erős falat kell áttörnünk: a közös nyelv hiányának falát.

A rendszertudományos, kibernetikai, informatikai ismeretek természetes anyanyelve a matematika. Ez sajnos, ahogyan a lassan népmesei szintre emelkedő könyvkiadói történet is szól, képletenként megfelezi az olvasótábor számát – de legalábbis erősen megtizedeli az ilyen természetű tanulmányok olvasóit.

Így, ha széles körben megismerhető, gyorsan és egyszerűen alkalmazható, mindenki számára hasznosítható, és főként pozitív eredményeket adó módszert szeretnénk építeni, akkor a matematika helyett más megoldást kell keresnünk: a mindenki számára érthető szavakat.

A szavaknak azonban a tapasztalat szerint van egy rendkívül kellemetlen tulajdonsága is: kezdetben, szigorú megegyezés nélkül, mindenki számára mást és mást jelentenek. Ismerős probléma? Hányszor botlunk ebbe a mindennapokban...

Ezt az akadályt mindenképpen le kell küzdenünk ahhoz, hogy a következőkben bemutatandó, rendszertudományos alapokon nyugvó SGS modellt és az ezen modellre épülő, egyszerűen alkalmazható, de mégis robusztus SnF módszert három „óriáslépésben” minden érdeklődő megismerhesse és készség szinten birtokba vehesse.

Ilyen körültekintően igyekszem megfogalmazni azt a tényt, hogy habár a jó hír az, hogy a valahai Ügyfél igényét kielégítő módszer igenis létezik – de nem lehet egy ostyába csomagolt pirulaként lenyelni, és másnap már megvilágosodva munkálkodni tovább. A módszer egyszerű és nagyon jó – de nem vezet hozzá egy minden erőfeszítés nélküli, „királyi út”.

Ahhoz, hogy valóban jól használhassuk az SGS modellt és az SnF módszert, legalább alapszinten meg kell ismernünk a komplex, valós rendszerek alapvető tulajdonságait és működését, a fogalmakat és a modellt, amire a metodika épül. És itt egy igen fontos „mellékhatásról” is ejtsünk szót: Az automatizálás és robotizáció viharos betörése, a nemcsak ipari munkahelyekre, igen nehéz helyzetbe hozza a munkavállalókat, vezetőket, menedzsereket, ha nem beszélik ezen szakterületek nyelvét. A rendszertudományon alapuló Rendszercoaching metodika alapfogalmai viszont értelemszerűen közösek a jelzett részterületekével, így megismerésük nemcsak a módszertanban segít, hanem sokkal több területen.

PÉLDAKÉPPEN NÉHÁNY KÖZKEDVELT PONTATLANSÁG, AMELYTŐL BÚCSÚT VESZÜNK

Nem mondunk ezután olyasmit például, hogy a szabályozás az valamiféle szabályok szerinti vezetés. Nem mondhatjuk ezután, hogy a kommunikáció valamiféle kölcsönös információcsere, vagy hogy a valós rendszerekben tetszőleges darabszámú, akár végtelen fajta kapcsolat létezik. Nem állítunk olyasmit, hogy az információ csereberélhető, akár úgy adható, hogy közben meg is marad... Vagy, hogy az irányítás és a kontrolling két teljesen különböző dolog. Nem fogjuk tetszés szerint kevergetni a projekt és program kifejezéseket, vagy összekeverni az irányítási szintek típusait – és így tovább.

A három óriáslépés:

1) A KÖZÖS NYELV: A RENDSZERISMERETEK

Megállapodunk a közösen használandó nyelv szavainak, definícióinak pontos értelmében. Mindazon fogalmak megbeszélése, amelyek a továbbiakhoz közvetlenül szükségesek, a fő szövegben kapnak helyet. Azok pedig, amelyek segítik, kiegészítik, kerek egésszé teszik a gondolatokat, egy-egy „dobozt” kapnak.

2) A MODELL: SGS

A rendszerismeretekre támaszkodva megismerünk egy hétköznapokban rendkívül jól alkalmazható, stabil és robusztus modellt, a Rendszer a Nagyrendszerekben (System in Gross Systems, SGS) modellt.

3) A MÓDSZER: SNF

Az SGS modell már önmagában is nagy segítség. Erre a modellre bármely más, szakmailag megalapozott módszer illeszthető, alkalmazható. Az a kérdés, mire kívánunk megoldást – mert az ahhoz leginkább illő módszert érdemes választanunk.

Azonban a jó módszerválasztást gyakran megakadályozza az, hogy a munkában helytálló menedzsereknek, vezetőknek nagyon nincs ideje a szakirodalmat bújni és a rendelkezésre álló több tízezer módszert naprakészen megismerni, készségszinten használni.

Ezért választjuk most harmadik lépésként az általam kialakított, rendszeralapú Négyzetek és Keretek (Squares and Frames, SnF) módszert. Ez a módszer nem helyettesít, hanem alapoz. Nem kizáró alternatívája más módszereknek, hanem együttesen, ötvözve is alkalmazható azokkal. Természetesen az SnF módszert lehet önmagában is teljeskörű megoldásokra használni.

Az SnF módszer bonyolult és átfedéses nagyrendszereinkről egy „síkba kiterített”, áttekinthető, kis gyakorlattal fejben is követhető térképet ad. Alapesetben szükséges eszközök: egy ceruza, egy radír és néhány kockás papír.

A térkép nagyrendszerenként kis négyzetekre bomlik, és ezeket körbeveszik a valós nagyrendszerekre vonatkozó, valós fizikai határokat modellező „idő” és „pénz” korlátok.

Ez a térkép nem statikus. Minden valódi és modellezett változás hatása végigterjed rajta. Következményként minden nagyrendszerünk új állapotot vehet fel, melyek együttes kompozit állapotának ismeretében dönthetünk arról, hogy ez-e a jó irány, vagy más korrekcióra van szükség.

A módszer sokoldalú, és bármilyen kérdéskörben alkalmazható, ahol valós rendszerek szerepelnek, komplex kapcsolati viszonyban a környező nagyrendszerekkel. Vagyis nehéz olyan helyzetet találnunk, ahol ne lenne alkalmazható.

Az SnF módszernek a használat során egyre több és több előnyét fogjuk fölfedezni. Itt csak kettőt emelnék ki:

1) Nem minősít.

Nincsenek jó, vagy rossz rendszerek, jó, vagy rossz döntések, jó, vagy rossz szereplők.

Csak egy állapot-modell van, amelyben a megengedett korlátokon belüli, tetszőleges módosításokat hajtunk végre, és megnézzük, hogy az új állapotok közelebb vitték-e a rendszert a kívánatos végeredményhez, vagy távolabb.

Azt, hogy az adott helyzetben ez a közelítés vagy a távolítás „jó”, vagy „rossz”, azt már nem a módszer mondja meg, hanem az azt alkalmazó vezető személy, a módszer nyelvhasználatában a Guide, dönti el szabadon. Ő fog arról is dönteni, hogy ezek alapján mit tegyen: szabályozzon és ezzel a kívánatos végeredményhez igazítsa-e az állapotot, – vagy éppen ellenkezőleg, a bekövetkezett állapot jobb, mint az eredeti célkitűzés, ezért ezt hagyja változatlanul, és éppen a kívánatos végeredményt módosítsa inkább.

2) Teljeskörű, rugalmas, és mégis „kezes bárány”.

Egyszerűen kezelhető marad a nagyrendszerek számának növekedése esetében is. Nagyon sok nagyrendszer esetében a kezelhetőség továbbra is ugyanolyan egyszerű, de értelemszerűen a módszer alkalmazásához szükséges időtartam hosszabbodik.

Eközben viszont, a komplexitás növekedése ellenére is, a teljes környezetet figyelembe veszi és rugalmasan alkalmazkodik az éppen adott Guide, éppen adott feladatának igényeihez.

Összefoglaló

Ismerethiány --> hiányos modell --> hibás döntés --> rossz végeredmény

Új rendszerismeretek --> új modell (SGS) --> új módszer (SnF) --> meglepően jó gyakorlati eredmények

SGS modell: Rendszer a Nagyrendszerekben (System in Gross Systems)

SnF módszer: Négyzetek és keretek (Squares and Frames)